Wykorzystanie Podpisu Elektronicznego i Pieczęci Elektronicznej do Uwierzytelniania się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)
Od 1 stycznia 2022 roku, Krajowy System e-Faktur (KSeF) oferuje przedsiębiorcom nowoczesne rozwiązania w zakresie obiegu faktur. Umożliwia on wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, zgodnych z szablonem e-Faktury FA, co przyczynia się do efektywności operacyjnej i zgodności z obowiązującymi przepisami. Kluczowym elementem korzystania z KSeF jest uwierzytelnianie się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
KSeF: Nowoczesne Narzędzie w Obiegu Faktur
Krajowy System e-Faktur, uruchomiony na początku 2022 roku, stanowi innowacyjne podejście do obiegu dokumentów finansowych. Pozwala on przedsiębiorcom na wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie xml, zgodnych z normami e-Faktury FA. Dzięki temu procesy związane z obsługą faktur stają się bardziej efektywne i zgodne z aktualnymi regulacjami.
Podstawa Prawna
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) stanowi prawny fundament funkcjonowania KSeF, określając zasady i wymagania związane z korzystaniem z systemu.
Jak Uwierzytelnić Się w KSeF za Pomocą Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego lub Kwalifikowanej Pieczęci Elektronicznej?
Korzystanie z KSeF za pomocą kwalifikowanych certyfikatów jest prostym procesem, który składa się z trzech kluczowych kroków.
1. Załóż Indywidualne Konto w KSeF
Pierwszym krokiem jest założenie indywidualnego konta w KSeF. To podstawowy krok, który umożliwi dostęp do funkcji systemu.
2. Uwierzytelnij Firmę lub Osobę Fizyczną
Proces uwierzytelniania wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. To kluczowy element bezpiecznego dostępu do KSeF.
3. Wystawiaj, Otrzymuj i Przechowuj Faktury
Po skutecznym uwierzytelnieniu się, użytkownik może swobodnie korzystać z funkcji KSeF, wystawiając, otrzymując i przechowując faktury ustrukturyzowane.
Certyfikaty Kwalifikowane w KSeF
W ofercie E-podpiselektroniczny.pl dostępne są kwalifikowane podpisy elektroniczne Certum na kartę oraz mobilny kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign. Te rozwiązania pozwalają bezpiecznie dokonać uwierzytelnienia w KSeF, gwarantując jednocześnie ochronę danych i integralność dokumentów.
Kwalifikowana Pieczęć Elektroniczna
Podmioty, które nie są osobami fizycznymi, np. firmy, mogą skorzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do uwierzytelniania się w KSeF. W przypadku jej braku, konieczne jest złożenie zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (zawiadomienie ZAW-FA), gdzie wyznacza się przedstawiciela – osobę fizyczną – do korzystania z KSeF w imieniu firmy.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna ułatwia również proces nadawania pierwotnych uprawnień w KSeF dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi. Oznacza to, że posiadając kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, można korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez konieczności zgłaszania tego w urzędzie skarbowym.
Korzyści Związane z Korzystaniem z Certyfikatów Kwalifikowanych w KSeF
Korzystając z certyfikatów kwalifikowanych z oferty E-podpiselektroniczny.pl w KSeF, przedsiębiorcy zyskują szereg korzyści:
- Ochronę – Bezpieczne dokonywanie uwierzytelnienia w KSeF, zapewniając ochronę przed nieuprawnionym dostępe
- Gwarancję – Zapewnienie integralności danych w dokumentach, co jest kluczowe dla legalności i zgodności z przepisami.
- Wygodę – Szybkie i wygodne składanie e-podpisów pod fakturami, przyspieszając tym samym procesy biznesowe.
- Szybkość – Przyśpieszenie procesu korzystania z systemu KSeF, co wpływa na efektywność działań.
- Dostęp 24/7 – Możliwość korzystania z KSeF w dowolnym miejscu i czasie, co zwiększa elastyczność pracy.
Wprowadzając podpisy i pieczęcie elektroniczne do Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorcy mogą zwiększyć efektywność swoich działań, jednocześnie spełniając wymogi prawne i zabezpieczając swoje dane. Korzystając z certyfikatów kwalifikowanych, takich jak oferowane przez E-podpiselektroniczny.pl, przedsiębiorcy mogą być pewni bezpieczeństwa i zgodności swoich działań z obowiązującymi przepisami.
