W skrócie: jeśli prowadzisz jednoosobową działalność wpisaną do CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, od 1 października 2026 musisz mieć aktywny adres do e-Doręczeń. Spółki z KRS mają ten obowiązek od 1 kwietnia 2025. Adres zakładasz na gov.pl, a wniosek potwierdzasz profilem zaufanym, e-dowodem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Aktualizacja: 25 września 2026. Tekst przygotował zespół e-podpiselektroniczny.pl/, Autoryzowanego Partnera Certum w Łodzi.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Urząd skarbowy, ZUS czy sąd wysyła pismo na Twój adres do e-Doręczeń, a system zapisuje dowód nadania i dowód odbioru. Skutek prawny jest taki sam jak przy papierowym liście poleconym.
Adres do e-Doręczeń jest wpisywany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Od tego momentu urzędy mogą doręczać Ci pisma wyłącznie tą drogą, więc skrzynkę trzeba regularnie sprawdzać.
Kogo dotyczy termin 1 października 2026?
| Kto | Od kiedy obowiązek |
|---|---|
| Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG do 31 grudnia 2024 | 1 października 2026 |
| Przedsiębiorcy z CEIDG, którzy od 1 lipca 2025 zmieniali wpis (adres, PKD, zawieszenie, wznowienie) | przy zmianie wpisu |
| Spółki wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 | 1 kwietnia 2025 |
| Firmy rejestrowane od 1 stycznia 2025 (CEIDG i KRS) | przy rejestracji |
Jeśli Twoja spółka z KRS nadal nie ma adresu do e-Doręczeń, jesteś już po terminie i warto to nadrobić od razu.
Jak założyć adres do e-Doręczeń krok po kroku
- Wejdź na stronę gov.pl i wybierz usługę „Załóż adres do e-Doręczeń”. Jednoosobowa działalność może też złożyć wniosek przy okazji zmiany wpisu w CEIDG.
- Zaloguj się. Do wyboru masz profil zaufany, e-dowód, aplikację mObywatel albo bankowość elektroniczną.
- Wypełnij wniosek i wskaż, czy adres zakładasz dla siebie jako osoby fizycznej, czy dla firmy.
- Podpisz wniosek profilem zaufanym, podpisem osobistym z e-dowodu albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Poczekaj na wpis do Bazy Adresów Elektronicznych. Informacja o aktywacji przyjdzie na e-mail podany we wniosku.
Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest bezpłatna.
Kiedy przyda się kwalifikowany podpis elektroniczny?
Profil zaufany wystarczy większości osób prowadzących jednoosobową działalność. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wygodniejszy albo konieczny w czterech sytuacjach:
- Nie masz profilu zaufanego ani e-dowodu, a nie chcesz zakładać go przez bank.
- Jesteś cudzoziemcem i nie spełniasz warunków do założenia profilu zaufanego. Podpis kwalifikowany Certum wydajemy na podstawie paszportu lub karty pobytu, także osobom bez numeru PESEL.
- Reprezentujesz spółkę i te same pisma podpisujesz też w KRS, KSeF czy przetargach. Jedno narzędzie obsługuje wszystkie te systemy.
- Wysyłasz pisma do kontrahentów, gdzie umowa wymaga formy elektronicznej. Tu profil zaufany nie wystarczy, bo formę elektroniczną z art. 781 Kodeksu cywilnego daje tylko podpis kwalifikowany.
Najczęstsze błędy
- Założenie adresu i zapomnienie o skrzynce. Pismo uznaje się za doręczone także wtedy, gdy go nie otworzysz. Ustaw powiadomienia e-mail na adres, który faktycznie czytasz.
- Adres założony dla osoby prywatnej zamiast dla firmy. To dwa różne wpisy w BAE. Sprawdź we wniosku, czy wybrałeś właściwy podmiot.
Pytania i odpowiedzi
Czy do e-Doręczeń muszę mieć podpis kwalifikowany?
Nie. Wystarczy profil zaufany, e-dowód albo mObywatel. Podpis kwalifikowany jest potrzebny, gdy nie masz żadnego z tych narzędzi, na przykład jako cudzoziemiec bez PESEL.
Ile kosztuje adres do e-Doręczeń?
Publiczna usługa na gov.pl jest bezpłatna. Płatny jest tylko ewentualny podpis kwalifikowany, jeśli wybierzesz go jako sposób potwierdzenia wniosku.
Co jeśli nie założę adresu do 1 października 2026?
Ustawa o doręczeniach elektronicznych nakłada obowiązek, a urzędy przechodzą na doręczenia elektroniczne. Brak adresu może utrudnić kontakt z administracją i złożenie kolejnych wniosków w CEIDG. Wypełnienie wniosku zajmuje zwykle kilkanaście minut, więc nie warto czekać do ostatniego dnia.
Czy biuro rachunkowe może założyć adres za mnie?
Może, jeśli ma Twoje pełnomocnictwo. Wniosek i tak musi być podpisany przez osobę uprawnioną.
To informacja ogólna, a nie porada prawna. W indywidualnej sprawie skontaktuj się z księgowym lub prawnikiem.
Potrzebujesz podpisu do e-Doręczeń jeszcze w tym tygodniu?
Od 2016 roku wydajemy kwalifikowane podpisy elektroniczne Certum w Łodzi. Weryfikację tożsamości zrobisz w biurze przy ul. Suwalskiej 16 lok. 2 albo u siebie, bo dojeżdżamy do klientów w województwie łódzkim. Zestaw z kartą kosztuje od 346 zł, podpis w telefonie SimplySign od 367 zł. Zadzwoń: 536 595 805 albo zamów podpis online.